مقترح تحديث وتشغيل منظومة ERP السحابية المتكاملة
خطة عمل استشارية وتنفيذية شاملة مُصممة لمعالجة الانقطاعات التشغيلية السابقة، توحيد البيانات المحاسبية بدقة قطعية، أتمتة تدفقات ووكومرس ومستودعات بوسطة، وضمان انتقال تشغيلي آمن وخالٍ تماماً من مخاطر التوقف.
التشخيص الفني والواقع التشغيلي (Post-Mortem Analysis)
أظهر الفحص الأولي للبيئة التشغيلية الحالية لشركة كوفي تاون أن التعاقد السابق (بقيمة 70,000 ج.م والممتد لأكثر من 6 أشهر دون استقرار) تعثر نتيجة اعتماد الطرف المنفذ على بنية معمارية غير مهيأة لطبيعة تجارة التجزئة السريعة، مما أدى إلى عجز محاسبي، فروقات حرجة في جرد البن، وتوقف متكرر في ذروة الصباح.
هذه الوثيقة لا تقدم "ترقيعات برمجية"؛ بل تعتمد مبدأ الفصل التام عن التكاليف الغارقة السابقة (Sunk Costs) والبدء في تنفيذ بنية مستقلة بنظام Enterprise مُختبر، مع ربط كامل وموثق بشروط جزائية صريحة.
| المحور التشغيلي | النظام السابق (نقاط الإخفاق) | المعيار التنفيذي الملتزم به |
|---|---|---|
| الدورة المحاسبية وشجرة الحسابات | قيود غير متزنة، غياب حساب دقيق لتكلفة البن (COGS)، واعتماد على جداول إكسيل موازية. | شجرة حسابات عربية معتمدة 100%، ترحيل لحظي للقيود، واحتساب آلي لتكلفة الطن وحبة القهوة. |
| مزامنة متجر WooCommerce | بيع بالزيادة (Overselling)، فروقات أرصدة بين المستودع والمتجر، وتحديثات متأخرة لساعات. | مزامنة فورية ثنائية الاتجاه (< 1.2 ثانية) مع حظر الصفقات المتزامنة (Race-Condition Locking). |
| خدمات الشحن واللوجستيات (بوسطة) | إدخال يدوي مكرر للعناوين على منصة بوسطة، غياب أتمتة البوالص، وصعوبة تسوية مبالغ COD. | ربط مباشر مع API بوسطة لإصدار وطباعة بوالص AWB فورياً مع تسوية آلية لمدفوعات الدفع عند الاستلام. |
| استقرار البنية التحتية | سقوط متكرر وبطء شديد في ساعات الصباح أثناء تدفق طلبات المقاهي وموزعي الجملة. | بنية سحابية عالية التوفر (High-Availability Cloud) مدعومة بموزع أحمال وتخزين مؤقت عالي الأداء. |
| التدريب والتمكين التشغيلي | إهمال تام؛ روابط فيديوهات عامة غير ملائمة لطبيعة عمل الكول سنتر ومسؤولي الجرد. | تدريب ميداني وتطبيقي مباشر داخل مقرات وفروع كوفي تاون حتى اجتياز اختبار الجاهزية 100%. |
مصفوفة نطاق العمل والتسليمات الفنية (Technical Scope of Work)
1. المنظومة المالية والمحاسبية وإدارة تكلفة الإنتاج
هيكلة مالية متكاملة تتوافق مع المعايير المحاسبية المعتمدة ومصممة خصيصاً لأنشطة تجارة وتحميص وتوزيع البن. تدعم الإقفال اليومي التلقائي، ومراقبة النقدية في الخزائن وحسابات البنوك دون فوارق مجهولة.
2. بوابة الربط ثنائي الاتجاه مع متجر WooCommerce
تطوير قناة تكامل هندسية عبر Webhooks وREST API تضمن المزامنة الذرية (Atomic Sync) لكميات المنتجات، الأسعار، وحالات الطلبات بين متجر ووكومرس ومستودعات كوفي تاون دون أي تضارب.
3. أتمتة عمليات الشحن واللوجستيات عبر Bosta Logistics API
إلغاء المعالجة اليدوية لطلبات الشحن. الربط البرمجي الشامل مع بوسطة يتيح إصدار بوالص الشحن وطباعتها وتتبع حركة التوصيل وتسوية المتحصلات النقدية (COD) مباشرة من لوحة التحكم.
4. كونسول الكول سنتر وإدارة طلبات الهاتف والتوزيع السريع
واجهة مخصصة لممثلي خدمة العملاء مصممة لتحقيق زمن قياسي في إدخال الطلب الهاتفي (< 20 ثانية) مع إظهار الملف الكامل للعميل، عناوينه المفضلة، وسجل تفضيلاته من خلطات القهوة.
الضمانات الهندسية الملزمة واتفاقية مستوى الخدمة (SLA)
بروتوكول التشغيل بالتوازي (Parallel UAT)
لن يتم إيقاف أي إجراء عمل قائم حالياً دفعة واحدة. سيتم تشغيل المنظومة الجديدة بالتوازي مع السجلات الحالية لمدة 14 يوماً عمل حتى يتم التحقق التام والمطابقة بنسبة 100% لكافة القيود والأرصدة قبل الاعتماد الرسمي.
التدريب الميداني الإلزامي (On-Site Training)
نلتزم بتواجد فريقنا الهندسي داخل مقرات كوفي تاون لتدريب الموظفين فعلياً على الأجهزة الحقيقية وبأوامر عمل حية، ولن يتم توقيع محضر التسليم إلا بعد اجتياز كل مستخدم لاختبار الكفاءة العملي.
اتفاقية مستوى الخدمة وزمن الاستجابة (SLA)
تحديد وقت استجابة لا يتجاوز 15 دقيقة للأعطال الحرجة (P1) خلال ساعات العمل الرسمية، مع خط تواصل مباشر ومهندس أنظمة مخصص، وشروط جزائية مالية ملزمة في العقد عن أي تأخير غير مبرر.
بنية تحتية سحابية موثوقة (High Availability)
استضافة مؤسسية تدعم التحميل المتزامن لآلاف الطلبات دون سقوط في ساعات ذروة الصباح، مع نسخ احتياطي آلي مشفر كل 6 ساعات ومطابقة جغرافية لضمان استمرارية الأعمال بنسبة 99.95%.
جدول الموازنة الاستثمارية وهيكل الدفعات (Capital Expenditure)
| البند | التسليمة الفنية ونطاق الاعتماد | الجدول الزمني | نسبة الدفعة | الاستثمار (ج.م) |
|---|---|---|---|---|
| 01.1 | المرحلة الأولى: التأسيس والبنية السحابية والمحاسبة تجهيز السيرفرات السحابية، تهيئة شجرة الحسابات العربية، واحتساب تكاليف الإنتاج. | الأسبوع 1 - 2 | 30.0% | 15,000 ج.م |
| 01.2 | المرحلة الثانية: تكامل WooCommerce، بوسطة، والكول سنتر الربط البرمجي الكامل، مزامنة المخزون اللحظية، وتوليد بوالص الشحن التلقائية. | الأسبوع 3 - 4 | 40.0% | 20,000 ج.م |
| 01.3 | المرحلة الثالثة: التشغيل بالتوازي (Parallel UAT) والتدريب الميداني مطابقة الأرصدة الفعلية 100%، تدريب طاقم العمل داخل المقرات، والإطلاق الرسمي. | الأسبوع 5 - 6 | 30.0% | 15,000 ج.م |
| إجمالي قيمة العقد (Net Deliverables Total): | 75,000 ج.م | |||
| * التزام تعاقدي: لا تستحق الدفعة التالية إلا بعد اعتماد المرحلة السابقة خطياً وتدقيق نتائجها | ● معتمد هندسياً | |||
اعتماد المقترح والتفويض التنفيذي (Executive Sign-Off)
إقرار التفويض والبدء في مرحلة الإعداد المسبق
باعتماد هذه الوثيقة، تؤكد إدارة كوفي تاون موافقتها على نطاق التسليمات الموضح والشروع في جدولة العرض الحي وتجهيز بيئة الاختبار السحابية (Parallel UAT Sandbox).
تم توجيه الإخطار الفوري لكبير مهندسي المنظومة. سيتم التواصل مع إدارة كوفي تاون عبر الهاتف وواتساب خلال 30 دقيقة لجدولة العرض الحي المباشر وبيئة الاختبار.